Circolare 9 novembre 2007 Indennità di trasferta

AMMINISTRATORI
Ai rimborsi delle spese sostenute dagli amministratori per l’effettuazione delle trasferte si applicano le medesime regole per i dipendenti.

DIPENDENTI

Per trasferta si intende uno spostamento provvisorio e temporaneo del lavoratore in una sede diversa da quella ove viene svolta abitualmente l’attività lavorativa.
Si distingue tra:

1) L’indennità di trasferta, i rimborsi spese e le indennità chilometriche corrisposte al dipendente per l’utilizzo del proprio automezzo all’interno del territorio comunale (ove si trova la sede abituale di lavoro) che sono interamente tassabili (ad eccezione dei rimborsi spese di trasporto sostenute e documentate con mezzi pubblici, esempio, biglietti autobus, metropolitana, tram, ricevute taxi, ecc.. non sono tassabili se documentati).
2) Indennità per trasferte fuori dal territorio comunale. In questo caso, è riconosciuta al dipendente, un’indennità forfetaria per giorno intero fino ad € 46,48 (elevata ad € 77,47 per le trasferte all’estero) che rappresenta una quota esente da IRPEF per il dipendente (per la parte eccedente è soggetta a tassazione) al netto delle spese di viaggio e di trasporto (anche queste ultime non concorrono a formare il reddito del lavoratore dipendente).
Il limite dell’indennità esente è ridotta di:
a) 1/3 (ovvero € 30,99 o € 51,65) se l’alloggio o il vitto sono forniti gratuitamente (per esempio l’attribuzione di buoni pasto come i ticket restaurant è assimilabile a una fornitura gratuita del vitto) o se si rimborsano le spese di alloggio o le spese di vitto;
b) 2/3 (ovvero € 15,49 e € 25,82) se sono forniti gratuitamente sia il vitto che l’alloggio o se sono rimborsati sia le spese di alloggio che quelle di vitto.

Per l’impresa, le spese di vitto e alloggio sostenute dal dipendente in trasferta e rimborsate allo stesso rappresentano componenti negative di reddito deducibili integralmente. Inoltre, sono deducibili integralmente anche i rimborsi dei biglietti di viaggio. Mentre per i rimborsi chilometrici relativi all’utilizzo di veicoli appartenenti al dipendente che sia stato autorizzato ad usare il veicolo per una specifica trasferta, così come i rimborsi spese di noleggio di un’auto per una trasferta, sono deducibili nei limiti del costo di percorrenza o delle tariffe di noleggio di percorrenza o delle tariffe di noleggio di automezzi con cilindrata non superiore ai 17 CF se a benzina, ovvero 20 CF se diesel. Per la quantificazione dei costi di percorrenza si deve fare riferimento alla media dei costi appositamente calcolata dall’ACI ovvero, nelle ipotesi di noleggio, alla media delle tariffe relative.

Le spese relative alle trasferte devono risultare dalla normale documentazione conservata dal datore di lavoro:
- fattura;
- ricevuta fiscale integrata con i dati identificativi del cliente;
- scontrino integrato con numero di codice fiscale del dipendente o del committente, e i dati relativi alla natura, alla qualità e alla quantità dell’operazione;
- nota spesa riepilogativa intestata al dipendente, con allegate le ricevute e gli scontrini fiscali, anche non integrati (anonimi), nonché i biglietti di trasporto di autobus, metropolitana, tram, taxi, ecc;
- utilizzo di carte di credito intestate ad aziende;
- uso di distinte bollate sottoscritte per l’acquisto di valori bollati;
- per spese sostenute all’estero è idonea la documentazione conforme alle norme del Paese stesso, anche se diversa quella prescritta dalle norme italiane.